Depuis de nombreuses années, nos documents étaient toujours imprimés sur du papier. Ils étaient ensuite archivés dans des classeurs ou des boites. Certaines entreprises ont plusieurs pièces réservées à 100 % aux archives papier. Saviez-vous qu’imprimer sur un format papier vous coûte du temps et de l’argent ? Surtout que maintenant l’ensemble de nos papiers et documents peuvent être complètement dématérialisés. Nous arrivons également dans l’ère du zéro papier. Face à notre impact environnemental sur la planète. Les futures générations veulent changer ce mouvement face à l’utilisation du papier de manière massive au sein d’une entreprise. En tant que directeur vous devez vous intéresser à cette nouvelle façon de consommer le papier. Maintenant vous pouvez distribuer ou recevoir des documents dématérialisés, comme envoyer une facture dématérialisée à un de vos clients.
Peu importe votre niveau en informatique, tous les moyens existent pour comprendre ce fonctionnement et les démarches à suivre. Lisez attentivement notre article pour comprendre que l’ère papier a des avantages.
Les avantages d’une entreprise zéro papier :
Pour arriver à cette étape, vous avez des professionnels extérieurs qui peuvent vous aider à vous lancer dans l’utilisation digitale de vos documents administratifs. De plus, vous avez également la possibilité de faire gérer cette partie par une entreprise extérieure. Par exemple le service eDemat permet de mettre en place pour les grandes et petites entreprises la dématérialisation des factures papier. Ceci est une bonne solution pour vous et votre entreprise. C’est ainsi que vous allez gagner de l’argent et du temps grâce à la digitalisation de nos documents administratifs.
Gagner du temps :
Une entreprise avec une démarche zéro papier vous fait gagner du temps. En effet lorsqu’on réalise des factures, cela demande du temps de préparation et d’organisation. Vous devez toujours avoir des enveloppes et des timbres à votre disposition. De plus du papier pour imprimer vos documents. Donc il faut des cartouches d’encre également. Suite à ça, vous devez envoyer mettre votre document sous enveloppe et coller un timbre, ce qui est une perte de temps. Puis terminer par l’envoyer à la boite aux lettres ou faire venir un facteur. Bref une grande perte de temps et d’énergie. Alors qu’envoyant des documents dématérialisés cela vous demande juste une préparation sur ordinateur et les envoyer via une boite mail.
Gagner de l’argent :
L’envoi de factures ou autres documents par voie postale est cher. En effet vous devez prendre en compte le coût du papier, de l’enveloppe, du timbre, de l’encre de l’impression et de la maintenance de l’imprimante.
